Para llevar una Contabilidad ordenada...

Para toda empresa es fundamental llevar un claro y ordenado registro de sus movimientos contables, con ello podrá realizar un balance que le permita evaluar la posición financiera en la que se encuentra en un momento determinado."Un balance es una foto, y como cualquier foto, lo que muestra es la situación en un momento del tiempo, no ayer ni mañana, sino en el momento en que sacaste la foto.- En el caso particular de las pymes, confeccionar un balance puede parecer una tarea imposible, que incluso con el apoyo de un contador no logra comprenderse, por su complejidad. Una sana gestión de la empresa requiere, como mínimo, un balance mensual que permita ver la posición financiera del negocio. "Es la mínima medida de control financiero de la empresa, para ver endeudamiento, el nivel de liquidez (capacidad de pago a corto plazo) y obtener información que te permita sacar la rentabilidad de la empresa". La liquidez, el endeudamiento y la rentabilidad son además los principales aspectos que mira un banco a la hora de evaluar a una empresa.

Todo en orden.- "Lo que uno espera encontrar en un balance de una empresa son sus activos y sus pasivos; es decir, todo lo que tiene y todo lo que debe, y eso, ordenado.- Un aspecto básico que debe tener en cuenta el empresario pyme al evaluar su balance es que los activos superen a los pasivos, "si se da lo contrario, significa que esa empresa está técnicamente quebrada". Sin embargo, los activos y pasivos no son los únicos aspectos esenciales en el balance de una empresa, es muy importante que la empresa tenga un buen resultado operacional, ya que éste es el propio de su giro y, por lo tanto, es el que controla el empresario. "Que tan bien está tu negocio se ve en el resultado operacional, en relación a los activos que usaste". En cambio, es normal que el resultado no operacional (que surge de actividades que no son propias del giro de la empresa) sea negativo, porque depende de factores que el empresario no controla. Por ejemplo, "si la tasa de interés en Chile sube y te suben los gastos financieros, que son los intereses, eso es absolutamente incontrolable para ti". Es normal que las empresas estén endeudadas y tengan que pagar intereses, por lo tanto es normal que los resultados no operacionales sean negativos. Sin embargo, el principal indicador a través del cual se debe "juzgar" a una empresa no es la utilidad, sino la eficiencia con la que manejaron los dineros que invierten; es decir, su rentabilidad. "La rentabilidad operacional se ve en los resultados operacionales divididos por los activos, y eso es como le fue al negocio. Como le fue a la empresa como un todo, incluyendo la utilidad no operacional, se llama rentabilidad del patrimonio, y es la utilidad total dividida por el patrimonio". Controlando las deudas.- Los pasivos corresponden a las deudas que tiene la empresa con terceros, lo que incluye a bancos, proveedores, el fisco, los trabajadores, isapres y AFP, y hasta los impuestos. Su característica principal es que tienen un monto y una fecha de pago preestablecidos. Para mantener un control sobre las deudas, es necesario dividir los pasivos en corto y largo plazo, con el fin de comparar las deudas a corto plazo que tiene la empresa con los activos de corto plazo (beneficios que se recibirán en menos de un año). Esto permitirá conocer la liquidez de la empresa. Para disminuir la complejidad de confeccionar un balance y acercarlo lo más posible a la realidad de la empresa, es recomendable guardar durante el año documentos como facturas, boletas, contratos y cartolas de los bancos, e incluir esta información en el balance. "Hacer un balance no es difícil, en la medida en que esté la información". Recomendaciones para una óptima contabilidad .- Toda la información contable y económica de la empresa, como la adquisición de activos, los gastos, etc., debe estar debidamente respaldada con los documentos oficiales que legitimen las cifras que aparecen en el balance. Cuando recurra a los bancos, recuerde que estas entidades no van a aceptar un balance contable si no fue realizado y firmado por un profesional que tenga que ver con la materia. Realice balances constantemente. Si su contador le entrega balances de la empresa cada seis meses, desconfíe, pues lo mínimo es que realice uno al mes o por lo menos trimestralmente. El empresario debe tener claro que es el responsable de su negocio. Aunque el contador realice el balance, el contribuyente es el principal responsable ante el Servicio de Impuestos Internos si se detecta cualquier irregularidad. Por lo tanto, es recomendable asesorarse y contar con la debida documentación de respaldo de sus operaciones. Los negocios y la economía demandan hoy que los empresarios, grandes o chicos, sepan lo que pasa día a día en su empresa. Esperar doce meses para hacer un balance no es el mejor negocio.