Hace unos veinte años, cuando se quería ejemplificar a una empresa que se había "quedado en el pasado" en cuanto a administración, se la ridiculizaba con que aún usaba papel y lápiz para llevar las cuentas. La solución era utilizar planillas de cálculo y algunos programas básicos. Sin embargo, esos adelantos de fines de los ochenta hoy están bastante obsoletos para las exigencias del mundo actual. La solución son los denominados software de administración o ERP. (por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning). Una de las grandes necesidades de las empresas, especialmente de la pequeña y mediana (pyme), es su relación con el cliente: conocer su nombre, sus preferencias y atenderle con una cordialidad que permita fidelizarla. Sin embargo, a medida que un negocio crece, resulta cada vez más difícil relacionarse personalmente con todos y cada uno de los clientes. En muchas ocasiones sucede que los ejecutivos o incluso el propio dueño de la entidad deben dedicar una gran cantidad de tiempo a tareas de administración interna o externa y no al negocio. De ahí surge la necesidad de poseer un software de este tipo. La gama de alternativas es muy variada. Si bien la mayoría permite controlar gran parte de las actividades de una entidad, existen algunos orientados específicamente a áreas como finanzas, ventas, facturación, inventario o recursos humanos. También hay por sectores productivos. Basta con mirar la oferta de sistemas orientados a colegios, pymes, grandes corporaciones o administración pública para darse cuenta que el concepto "administración" es cada vez más amplio."Son varios factores los que pueden influir en los proyectos de implementación de este tipo de software, pero lo más importante es elegir los que realmente se ajusten a la organización. En ocasiones existen software muy específicos que se adaptan a la empresa, así como también hay productos demasiado genéricos que al final pueden significar un alto costo". Además que si la herramienta se sintoniza bien en los parámetros de la empresa, especialmente en las bases de datos que posee, no debería haber problemas. El mejor consejo es que si la empresa es relativamente nueva adquiera un software que ya venga empaquetado. Pero si es una organización que posee muchos datos y una plataforma muy incorporada en su quehacer diario, lo mejor es comprar un software que permita adaptarse lo más posible. "Hay muchos productos denominados de 'clase mundial', que fueron diseñados para una clase de problemas, mirados desde una perspectiva internacional y que cuesta que entiendan las particularidades locales. Esto es un factor clave a considerar".Pero a pesar de la gama de soluciones existentes en el mercado, podríamos agrupar a los ERP en tres categorías: integrales, modulares y adaptables. Los integrales permiten controlar los diferentes procesos de la compañía, entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos que realiza (venta, producción, inventario, etc.), con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás. En el caso de los "modulares", su característica principal es que consideran a la empresa como un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de este tipo de soluciones es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Por ejemplo, existe un área para finanzas, otra para ventas, otro para logística y otra para proveedores, por nombrar algunos de estos módulos. Los "adaptables", en cambio, se acomodan a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o "parametrización" de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes, pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar sofisticadas herramientas de programación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa. Pero quizá una de las características más solicitadas por los que contratan un ERP, en cualquier tipo de empresa, es poder saber lo que está pasando, ojalá en línea. Debido a esto tener una base de datos centralizadas se transforma casi en una de las ventajas más importantes de este tipo de soluciones. Bajo este concepto, los componentes del ERP interactúan entre sí, consolidando todas las operaciones, permitiendo que los datos se ingresan sólo una vez, siendo consistentes, completos y comunes. Las empresas que implantan software administrativo suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario. Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. En otras palabras: un único programa con acceso a una base de datos centralizada. Uno de los elementos que más le interesan a las empresas a la hora de ordenar su administración mediante software es la gestión de las ventas. Lo ideal de un ERP es que permita tener un historial de los clientes y un registro de los nuevos desde cualquier lugar y mediante todo tipo de dispositivos. Es aquí donde entra la Web. Mediante Internet y utilizando una conexión VPN (red privada virtual), un buen ERP debería permitir gestionar todo el proceso de ventas de forma remota.
